Nếu Bạn đang khởi nghiệp dịch vụ chuyên gia, hẳn nhiều khi sẽ gặp lúng túng trong việc phân bổ thời gian và độ ưu tiên cho công việc. Và bài viết này chia sẻ kinh nghiệm kiểm soát công việc với loại hình doanh nghiệp này.

Con đường khởi nghiệp thì rất nhiều, nhưng theo tôi hiểu thì có 3 nhóm cơ bản:

Khởi nghiệp dịch vụ chuyên gia

Bắt đầu từ kỹ năng cá nhân nổi trội, bạn cung cấp dịch vụ tư vấn, đào tạo hoặc trực tiếp triển khai để giúp khách hàng đạt được một mục tiêu nào đó mà họ sẵn sàng chi trả.

Khởi nghiệp lĩnh vực thương mại

Bạn nhập sỉ hoặc lẻ một hay nhiều mặt hàng nào đó và bán với giá cao hơn.

Khởi nghiệp bằng cách tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ

Bạn nhập một loại “nguyên liệu” thô nào đó và biến nó thành sản phẩm hay dịch vụ khác.

Thực ra, xét về bản chất thì (a) là một trường hợp đặc biệt của (c).

Trong bài viết lần này vẫn lấy trọng tâm (a), nhưng đi sâu hơn về cách kiểm soát công việc, khách hàng cũng như cách thức để phát triển mà để Bạn không bị “rối”.

Chi phí để làm kinh doanh

Vì là một công việc kinh doanh, nên bạn không thể dành hết thời gian cho công việc chuyên môn (hay dự án). Nếu không, đến khi hoàn thành công việc hiện tại thì bạn mới thấy sợ vì…không có việc làm tiếp theo.

Tỷ lệ vàng nên là: 30% cho công việc bạn làm, 30% cho quản lý chung (overhead), và 30% cho các hoạt động sales & marketing.

Liên quan:

Xây dựng thương hiệu cá nhân

Bạn phải chú ý việc này vì lợi ích sẽ rất lớn nếu bạn rất uy tín trong mắt khách hàng. Bạn sẽ:

• Được mời tham gia các dự án
• Có lợi thế hơn so với đối thủ
• Thậm chí đôi khi không cần phải đấu thầu
• Dự án thuận lợi hơn

Chiến lược xử lý với các cơ hội

• Nên thảo luận với khách hàng tiềm năng về budget ngay từ đầu để đỡ tốn thời gian cả hai bên
• Nói rõ cho họ hiểu rằng chi phí dự án sẽ phụ thuộc nhiều yếu tố nên cần biết budget. (Nếu họ không biết thì đưa ra vài lựa chọn trong các khoảng thấp, trung và cao kèm sơ bộ chức năng)
• Hỏi trước các câu hỏi quan trọng để thể hiện quan tâm dự án, xây dựng quan hệ đồng thời tuỳ chỉnh được giải pháp để đáp ứng yêu cầu

Tạo bản đề xuất hoàn hảo

Tuy hơi khó hiểu nhưng thực tế hầu hết khách hàng sẽ không biết họ cần cái gì nên cứ mạnh dạn đề xuất

Nội dung nào cần đưa vào proposal?

• Nêu rõ bạn là người phù hợp với dự án kèm lý do thuyết phục
• Tóm tắt các công việc, quy trình và kỹ thuật
• Các mốc thời hạn chính
• Quản lý dự án, cơ chế trao đổi thông tin
• Kiểm thử, hỗ trợ
• Trách nhiệm của khách hàng
• Đội nhóm
• Lời giới thiệu, nhận xét từ các khách hàng khác nếu có

Cấu trúc chi phí

• Với khách hàng mới có thể đề xuất giá trọn gói (fixed pricing) nhưng chú ý bổ sung các khoản dự phòng rủi ro. Các dự án sau có thể đề xuất thành time & materials (thanh toán theo công sức bỏ ra thực tế)
• Lên cấu trúc giá tương ứng theo phạm vi hoặc chức năng để họ hiểu rằng có thể giảm giá nếu giảm phạm vi công việc
• Chú ý các công đoạn có thể có đơn giá khác nhau (ví dụ công đoạn tư vấn thì đơn giá luôn cao hơn các công đoạn triển khai)

Khi nào thì nên nói “Không”?

Dù khởi nghiệp cực kỳ khó khăn, nhưng không có nghĩa là việc gì bạn cũng nên nhận 😉

Và dưới đây là các trường hợp mà tôi đề nghị không nên nhận dự án.

• Khách hàng tiềm năng họ hứa sẽ đưa thêm dự án trong tương lai để đổi lại việc giảm giá dự án lần này. Với trường hợp này, vẫn có thể đồng ý nhưng với điều kiện phải ký đồng thời dự án tiếp theo luôn. Nếu không thì nên nói KHÔNG.
• Thời hạn không khả thi
• Dự án mà không đủ ngân sách
• Dự án mà gây tổn hại uy tín, danh tiếng (ví dụ phạm pháp, lĩnh vực bị cấm…)
• Quá quan liêu (Overly bureaucratic): Ví dụ yêu cầu chứng chỉ hay quy trình này nọ
• Quá khác biệt về tính cách cá nhân (nếu bạn cảm nhận được)
• Nhiều trường hợp khách yêu cầu làm việc gì đó miễn phí mới tính đến việc đưa dự án, trường hợp này cũng không nên đồng ý. Ví dụ, nếu khách hàng nhất quyết yêu cầu phải gửi thiết kế chi tiết trước mới duyệt dự án, thì cần thuyết phục theo lý lẽ sau:

– Thiết kế là một quy trình

– Thiết kế cần sự phối hợp cộng tác

– Thiết kế cần công sức nghiên cứu

– Thiết kế chi tiết dù có đi nữa cũng không làm căn cứ ra quyết định

– Việc này khiến tất cả mọi người đều mất chi phí.

Chú ý khi thuyết trình

Hãy luôn là chính mình tại buổi thuyết trình.

Tự tin

• Hãy luôn chuẩn bị trước
• Chuyên nghiệp
• Show ví dụ, demo
• Đừng “chém gió” về khả năng quá lên
• Đề xuất, chấp nhận thách thức
• Hãy nói thật (nói rõ không biết về ABC nếu bạn thực sự không biết)
• Nói về quy trình bạn sẽ triển khai thế nào
• Khuyến khích họ liên hệ với khách hàng khác

Tương tác

• Thảo luận với khách hàng
• Sẵn sàng bị ngắt giữa chừng (tại buổi trình bày thuyết trình chẳng hạn)
• Hãy hỏi nếu có điểm gì có ý nghĩa
• ”Đọc vị” người nghe
• Nhấn mạnh quy trình
• Nhiệt tình

Sau bài trình bày, hãy hỏi luôn đánh giá của khách hàng: có nghĩ rằng mình deliver được không, có điểm gì chưa rõ không…để cải thiện lần sau.

Chiến lược với từng nhóm khách hàng

Nhóm khách hàng “Techie” (kỹ thuật)

• Công nhận trình độ chuyên môn của họ
• Không lừa gạt hoặc nói không đúng, nói quá khả năng
• Nói rõ sẽ tiếp tục follow up câu hỏi của họ với thông tin thêm

Nhóm khách hàng quyền lực

• Tập trung vào các kinh nghiệm đã làm trong quá khứ, tự tin đảm nhận được.
• Nhấn mạnh thành công của quy trình
• Giữ bình tĩnh và cân nhắc

Nhóm khách hàng không có ý kiến

• Hãy lấy quyền kiểm soát
• Nói về quy trình
• Nói về các bước tiếp theo cần triển khai
• Hãy là chuyên gia trong lĩnh vực

Nhóm khách hàng “đàm phán”

• Không giảm đơn giá
• Không giảm số ngày thời hạn
• Xử lý chi phí theo mô đun, muốn giảm giá thì giảm chức năng hoặc phạm vi. Chỉ tập trung chức năng có giảm hay không mà thôi.

Lời giới thiệu và khách hàng trung thành

Sau khi kết thúc một dự án thì lời giới thiệu của khách hàng với người khác hoặc khách hàng trở nên trung thành thông qua việc đưa dự án mới được ví như dòng máu doanh nghiệp.

Để cải thiện việc này (tăng lời giới thiệu và dự án lặp lại) bạn cần phải quan tâm tới các vấn đề sau:

• Dịch vụ chăm sóc khách hàng
• Luôn giữ đảm bảo chất lượng
• Họp sau kết thúc dự án, bàn về dự án tiếp theo
• Đề xuất danh sách công việc “nên triển khai” từ dự án trước
• Liên tục cập nhật thông tin cho khách hàng (ví dụ thông qua hệ thống email marketing)
• Thực hiện survey hỏi về các điểm có thể cải thiện

Lời kết

Trên đây là các điểm cần chú ý nếu bạn muốn kiểm soát công việc, khách hàng cũng như chiến lược phát triển dịch vụ chuyên gia.

Chúc bạn áp dụng thành thục và gặt hái thành công!