Bạn có biết rằng tổng giám đốc của Toyota chỉ mất 3 giây để ra một quyết định (cho dù là rất quan trọng) không? Và bí mật đằng sau của tổng công ty được cả thế giới ngưỡng mộ ngày đã được tiết lộ: nhờ phương pháp tất cả trên một trang giấy.
Chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về phương pháp tuyệt vời này.
Vấn đề thường gặp
Một kịch bản chúng ta thường thấy là, các cán bộ quản lý khi làm báo cáo cho cấp trên thì có xu hướng đưa tất cả thông tin liên quan vào, có khi lên tới vài trục trang.
Khi đó vấn đề bắt đầu nảy sinh:
- Cấp trên mất nhiều thời gian để tổng hợp thông tin
- Người đọc khó phán đoán để đánh giá đâu là nội dung quan trọng, đâu là những việc cần ưu tiên xử lý
- Cần nhiều cuộc họp để người làm báo cáo trình bày, rồi lại thảo luận làm rõ vấn đề.
Giải pháp là gì?
Quy trình ra quyết định từ cấp trên là dựa vào các kết luận từ những thông tin liên quan đã được tổng hợp và đánh giá. Các kết luận đó thường rất ngắn gọn và có thể tóm tắt chỉ trong một hai câu.
Rất nhiều cuộc họp chỉ là để tìm ra các kết luận đó.
Vậy người phụ trách công việc đó, thường chính là người làm báo cáo, là phù hợp nhất để đưa ra nội dung tổng hợp, các đánh giá và kết luận. Dựa vào đó, cấp trên sẽ là người đưa ra các quyết định điều hành cuối cùng.
Thực tế là, chỉ khi hiểu rõ vấn đề, chúng ta mới có thể tóm tắt ngắn gọn.
Tóm lại, một báo cáo hay bản kế hoạch hành động mà thiếu nội dung tóm tắt, tổng hợp đánh giá từ người trực tiếp làm tài liệu sẽ gây ra lãng phí rất nhiều thời gian của cấp trên.
Đó chính là phương pháp Tất cả trên một trang giấy của Toyota và họ đã áp dụng trong toàn bộ hoạt động của công ty ngay từ những ngày đầu tiên.
Giới thiệu phương pháp một trang giấy
Đó là phương pháp trình bày một vấn đề bất kỳ chỉ trên một trang giấy mà thông qua đó, người đọc có thể nhanh chóng bao quát được toàn bộ vấn đề theo trình tự logic, đồng thời nắm được các nội dung quan trọng nhất trong từng hạng mục mà người tạo báo cáo đã chọn lọc.
Phương pháp này được hướng dẫn rất chi tiết từ anh Asada Suguru (một cựu cán bộ ưu tú của Toyota) trong cuốn sách cùng tên “Tất Cả Trên Một Trang Giấy“.
Áp dụng “tất cả trên một trang giấy“
Phương pháp này có thể áp dụng các trường hợp sau:
- Lập báo cáo
- Lập kế hoạch (kinh doanh, chiến dịch quảng cáo…)
- Định hướng chủ đề cho cuộc họp
Bạn càng giảm thời gian lãng phí, năng suất lao động tự khắc sẽ tăng lên, đồng nghĩa với chi phí cho cùng một kết quả sẽ giảm xuống. Đó chính là kết quả sẽ đạt được. Hiệu quả càng cao, giúp chi phí vốn càng thấp, là yếu tố sống còn xác định lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp.
Khi tạo những tài liệu một trang, nó tạo nên một thói quen, dần dần trở thành văn hoá tốt trong bất kỳ tổ chức nào là: Nghĩ cho người khác.
Chi tiết hơn, chúng ta cùng tìm hiểu qua một ví dụ cụ thể, cũng là loại tài liệu một trang giấy:
Bạn có thể tải tài liệu có sẵn các mẫu báo cáo, phương pháp liệt kê và sắp xếp thông tin EXCEL1, phương pháp trình bày LOGIC 3.
Click vào đây để tải tài liệu hướng dẫn và các biểu mẫu!
Lời kết
Có những thời điểm, giảm lãng phí sẽ là mục tiêu sống còn của doanh nghiệp để tăng sức cạnh tranh trước đối thủ, hoặc có thể trụ vững trong điều kiện khó khăn.
Một khi giảm được lãng phí, lợi nhuận đương nhiên sẽ tăng lên.
Và rất nhiều trường hợp làm báo cáo, họp hành… nhìn qua có vẻ rất bài bản, theo quy trình, người làm cũng rất bận rộn nhưng thật sự lại đang tốn rất nhiều nguồn lực. Nếu có thể nhận diện, và áp dụng phương pháp tất cả trên một trang giấy, tôi tin rằng kết quả sẽ được cải thiện đáng kể.
Đây không phải là ý tưởng mới chưa được kiểm chứng, mà chính Toyota đã áp dụng hàng chục năm qua. Và Toyota là bậc thầy về chất lượng và tối ưu hoạt động doanh nghiệp.
Chúc bạn thành công!
Phạm Hải Nam là Founder của Next Smarter, công ty có sứ mệnh giúp khách hàng tăng doanh số, giảm chi phí và phát triển bền vững. Anh đã tham gia nhiều khoá học chuyên sâu từ các chuyên gia hàng đầu thế giới như Ewen Chia, Peng Joon hay cả DigitalMarketer – Học viện digital marketing nổi tiếng. Anh được cấp nhiều chứng chỉ chuyên gia, chứng nhận đủ năng lực triển khai các giải pháp internet marketing hiệu quả. Ngoài ra, với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực phần mềm, bản thân từng khởi nghiệp công ty công nghệ, anh cũng đang giúp khách hàng áp dụng các công cụ nâng cao năng suất, giảm chi phí & tránh sai sót.